La DGT cuestiona el uso de Excel

Una plantilla de cálculo puede quedar bajo el Reglamento de facturación

La Dirección General de Tributos (DGT) ha advertido que una plantilla Excel puede tener la consideración de sistema informático de facturación si permite desarrollar funciones relacionadas con la emisión o gestión de facturas. La Consulta Vinculante V1064-26, de 13 de mayo de 2026, establece que el formato utilizado no determina la exclusión del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RSIF), sino las funcionalidades concretas de la herramienta.

La resolución analiza una cuestión cada vez más relevante para profesionales y empresas: cuándo una herramienta creada como apoyo a una actividad de asesoramiento puede convertirse jurídicamente en un software sometido a obligaciones específicas de control y cumplimiento.

Una herramienta creada por una asesoría fiscal

La consulta fue planteada por un asesor fiscal y graduado social que había desarrollado un servicio destinado a autónomos y pequeñas empresas. El sistema estaba formado por un formulario web y una plantilla Excel.

A través del formulario, el usuario introducía información fiscal de la operación y el sistema generaba una plantilla adaptada. El archivo Excel incluía parámetros fiscales previamente establecidos y realizaba cálculos básicos, pero no almacenaba facturas, no generaba registros históricos ni conservaba información de facturación.

El profesional consideraba que la herramienta formaba parte de un servicio de asesoramiento fiscal y que, por tanto, no debía quedar sometida al RSIF.

La DGT analiza las funciones, no la apariencia

La Administración tributaria rechaza que pueda establecerse una conclusión basada únicamente en el formato del archivo. Según la DGT, una hoja Excel no queda fuera del Reglamento por tratarse de una aplicación comúnmente utilizada para realizar cálculos.

El artículo 1 del Real Decreto 1007/2023 define el ámbito de los sistemas informáticos de facturación atendiendo a su capacidad para soportar procesos de facturación. Por ello, si una herramienta permite admitir datos de facturación, procesarlos o conservarlos, podría quedar incluida dentro de esta categoría.

La resolución recuerda que únicamente cuando las facturas se elaboran completamente de forma manual quedaría fuera del ámbito del Reglamento. En cambio, el uso de herramientas informáticas exige analizar sus capacidades concretas.

Posibles responsabilidades del desarrollador

La calificación de una plantilla Excel como sistema informático de facturación puede tener consecuencias relevantes para quien la haya creado.

Si la herramienta cumple los requisitos del RSIF, su desarrollador podría ser considerado productor o comercializador de un sistema informático de facturación. En consecuencia, debería cumplir las obligaciones previstas en el Real Decreto 1007/2023, entre ellas adaptar el sistema a los requisitos técnicos exigidos, emitir la declaración responsable correspondiente y garantizar que el programa comercializado cumple la normativa.

Estas obligaciones se relacionan también con el régimen sancionador previsto en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria para determinados incumplimientos vinculados a los sistemas informáticos de facturación.

La importancia del análisis individualizado

La Consulta Vinculante V1064-26 sigue la línea marcada anteriormente por la DGT en la Consulta V0080-26. El criterio administrativo se centra en la realidad funcional del sistema y no en su denominación comercial. La resolución supone una advertencia para asesores fiscales, empresas tecnológicas y profesionales que desarrollan herramientas personalizadas. Una aplicación aparentemente sencilla puede quedar sometida al RSIF si participa en procesos de facturación.

La adaptación al nuevo marco normativo exige, por tanto, revisar las soluciones utilizadas y determinar si sus funcionalidades pueden situarlas dentro del concepto legal de sistema informático de facturación.